Erros de contabilidade que fazem a sua clínica médica perder dinheiro

Abrir e manter uma clínica médica exige extrema atenção com obrigações contábeis e fiscais. Erros por falta de conhecimento ou atenção podem gerar multas e ajustes que tomam muito tempo do médico, principalmente quando ele não é assessorado por um profissional ou empresa de contabilidade.

Entre os principais pontos de atenção estão a escolha no regime de tributação e o preenchimento correto da escrituração contábil.

Além de verificar os balanços contábeis mensalmente, o empresário deste setor também deve se atentar a prazos, como o da Dmed (Declaração de serviços médicos e de saúde), que precisa ser enviado até o último dia útil do mês de março do ano-calendário.

Para ajudar proprietários de clínicas médicas a não ter prejuízos, mostramos os três principais erros contábeis desta área.

1. Escolher o regime de tributação inadequado

É preciso saber fazer uma análise cuidadosa no momento de escolher a forma de tributação de uma clínica médica. Erros nesta escolha podem acarretar no pagamento de impostos adicionais que não seriam necessários dependendo do cenário.

Os regimes de tributação para esse setor são:

Simples Nacional

Desde janeiro de 2015, clínicas médicas e dentárias podem utilizar o Simples Nacional, que normalmente não é a opção mais econômica. O percentual de imposto é aplicado sobre o faturamento bruto, a partir de 16,93% (tabela de 2017), para empresas com média de faturamento mensal de até R$ 15 mil, e pode chegar a 22,45%, para empresas com faturamento mensal de até R$ 3,6 milhões.

Esse modelo é uma opção apenas quando a empresa possui muitos funcionários por conta de impostos como o INSS Patronal, apurado sobre a folha de pagamento. Contudo, mesmo ao considerar uma clínica com um corpo de funcionários mais robusto, é preciso avaliar se esse realmente seria o regime adequado.

Lucro Presumido

É um dos mais utilizados em clínicas médicas. Por conta da Lei 9.249/1995, os impostos para clínicas médicas neste regime são reduzidos. As clínicas se enquadram na mesma situação de hospitais – pagam menos impostos devido à importância social de suas atividades.

Considerando que esse regime tem por base uma margem de lucro fixa, o modelo não será  vantajoso se a clínica apresentar um faturamento abaixo do esperado.

A clínica paga 13,33% de impostos sobre cada nota fiscal e pode ter uma redução para 11,33% se optar pagar uma taxa fixa de ISS por cada sócio, desde que não atinjam o faturamento limite

Lucro Real

Os impostos irão incidir sobre o lucro líquido da clínica. A diferença para o Lucro Presumido é que não serão cobradas taxas adicionais se a empresa tiver prejuízos.

É extremamente importante fazer uma análise de qual é a melhor forma de tributação, pois ela não poderá ser modificada no ano-calendário.

Sobre o lucro líquido, por exemplo, o imposto é de 15%, mas também haverá incidência de Pis/Pasep, Cofins e Contribuição Social CSLL.

2. Não entregar a Dmed corretamente

A Dmed (Declaração de serviços médicos e de saúde) deve ser apresentada anualmente pelas clínicas. O documento, que deve ser enviado digitalmente até o último dia do mês de março do ano-calendário ao site da Receita Federal, deve conter todas as informações do estabelecimento.
Assim como no Imposto de Renda para Pessoa Física, o cruzamento de dados é um dos principais problemas desta declaração. Devido a fraudes, recibos falsos e outras práticas ilegais, a área médica é uma das que mais recebe os olhares atentos do Fisco. Por isso é sempre importante contar com uma assessoria contábil especializada.

As mordidas do Leão podem custar caro. Atrasar a Dmed, por exemplo, ocasiona em uma multa de R$500 por mês-calendário, se o regime de tributação for o Lucro Presumido. Para Lucro Real, a multa é de R$ 1.500 por mês-calendário. Se não prestar esclarecimentos à Receita Federal, a multa é de R$ 1.000 por mês-calendário.

A punição pode ser ainda mais severa. Informações falsas podem configurar crime e a clínica médica e seus sócios podem sofrer graves consequências.

3. Modificações em escriturações contábeis anteriores

Um erro que também pode causar punições da Receita Federal é tentar ajustar as transações financeiras de um período anterior para justificar um custo ou receita. Em hipótese alguma, custos podem estar duplicados ou informações distorcidas.

Tudo deve estar extremamente organizado: documentação, balanços, fluxo de caixa e demonstrações de resultados. Equívocos na escrituração podem ainda gerar um efeito cascata que prejudicará a saúde financeira da clínica.

Na escrituração também é preciso se atentar em separar a pessoa física da jurídica. Essa é uma das maiores dificuldades dos proprietários de clínicas médicas que, muitas vezes, iniciam suas atividades na informalidade.

Há também vantagens financeiras para clínicas que fazem corretamente a escrituração, entre elas a facilidade ao acesso às linhas de crédito bancárias.

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