6 razões para a sua startup contratar uma contabilidade

Ao adotar o modelo lean, em que a estrutura é mais enxuta, as startups iniciam suas atividades sem CNPJ e nenhum (ou pouquíssimo) conhecimento em contabilidade. O foco inicial para os empreendedores, na primeira etapa do negócio, é testar e verificar se a nova empresa consegue escalar.

Com os primeiros testes também aparecem os novos clientes e com eles os riscos de não organizar sua contabilidade. Manter uma startup por muito tempo sem um fluxo contábil pode levá-la ao pior dos caminhos: o fracasso.

Acrescentar rotinas contábeis ao negócio não só ajudará na tomada de decisões e questões burocráticas, como também deixará sua empresa mais atrativa para investidores e potenciais compradores.

Para mostrar a importância de uma contabilidade para o seu negócio, relacionamos seis pontos em que um profissional ou empresa do setor são essenciais.

1. Importância da abertura da startup

A ideia de uma empresa na garagem, em que testes são feitos e não é necessário nenhum processo contábil ou jurídico, acaba quando a startup conquista o primeiro cliente.

Emitir nota fiscal, boletos e ter uma conta jurídica são essenciais para que a empresa não tenha penalidades no futuro, entre elas devolver a quantia aos cofres públicos, multas e até prisão, dependendo da gravidade.

E não é apenas para evitar problemas que a abertura da empresa é importante. Há muitos benefícios:

• Menores alíquotas de impostos (um autônomo, por exemplo, pode pagar mais de 30% em impostos, enquanto no Simples, a alíquota é de 6%).
• Oferta de crédito a juros menores
• Aposentadoria pagando menos INSS
• Mais segurança ao empresário: a figura de sócio e do negócio não se confundem, impedindo que as dívidas da pessoa jurídica prejudiquem os bens da pessoa física

O contador irá dar suporte em todos os processos e irá evitar erros de contabilidade que fazem a sua clínica perder dinheiro.

Os primeiros passos

1. O processo de abertura de empresa deve ser feito na Junta Comercial ou em um cartório. Cada estado tem a sua Junta. Em São Paulo é a JUCESP, no Rio de Janeiro, o JUCERJA. Você pode descobrir a Junta Comercial da sua região neste link. Antes de escolher o nome da sua empresa, pesquise na Junta Comercial se o nome já existe e cheque a possibilidade de exercício da sua atividade na região desejada.
2. Inscrição estadual: para a formalização da empresa, é necessário ter a inscrição estadual no cadastro do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços). O objetivo desta inscrição é saber os impostos que os empresários pagam na venda dos produtos. Está vinculada ao Governo estadual.
3. Inscrição municipal: está vinculada ao ISS (Imposto sobre Serviço de qualquer natureza). Todos as empresas que prestam serviços devem tê-la. É com ela que a empresa está regularizada a pagar os impostos e emitir notas fiscais. Está vinculada à Prefeitura.

2. Contabilidade de startups em dia atrai investimento

Você não precisa esperar sua startup faturar milhões para procurar uma contabilidade. É importante que desde o início do seu negócio, você já pense em manter uma estrutura contábil profissional, pois isso contribuirá para que sua empresa cresça de forma sustentável.

A apresentação do Balanço Patrimonial do DRE (Demonstrativo de Resultados) e do demonstrativo de fluxo de caixa dará fundamentos em uma reunião com investidores.

É preciso deixar todos os processos da startup muito claros e bem documentados para receber aportes. A contabilidade irá revisar todos os processos, riscos, movimentações e atividades da empresa. Devem também ser verificados índices como custos, rentabilidade e inadimplência.

Com uma boa estrutura contábil, a startup consegue um valuation maior e, por consequência, um aporte maior. Por mais que o empreendedor seja curioso e pesquise tudo sobre preparação de investimento e elaboração dos contratos, ainda assim corre o risco de equívocos, pois algumas regras podem não se aplicar a todos os tipos de negócio.  

3. Planejamento Tributário ajuda você a pagar menos impostos

Com um bom planejamento tributário, sua startup poderá pagar menos impostos.

Existem 3 regimes tributários: Simples Nacional, Lucro Real e Lucro Presumido. Para definir o melhor regime, é importante conversar com um contador. Vale ressaltar que a escolha do regime obriga a startup a mantê-lo durante todo ano, não podendo ser alterado.

O profissional de contabilidade precisa entender o mercado de startups para que o negócio não seja enquadrado em um regime de tributação inadequado. Muitos empreendedores consideram, por exemplo, que o Simples Nacional é sempre a melhor opção para o negócio, o que não é verdade.

Se não for feita uma boa análise, a startup terá custos desnecessários com impostos e outras taxas que não deveriam fazer parte da atual realidade da empresa.

4. Não confunda o bolso da empresa com o bolso do empresário

Esta parece ser uma informação óbvia, mas é um dos erros mais comuns entre as empresas que estão começando suas atividades. Por meio da contabilidade e de controles internos, você precisa saber como diferenciar o dinheiro da empresa da verba retirada pelos sócios e investidores: o pro labore ou distribuição de lucros. Esta confusão pode trazer sérios problemas com o fisco.

Além disso, o pro labore não pode comprometer os pagamentos da companhia. Não adianta estimar a média de mercado de um CEO, por exemplo, e pagar inicialmente esse salário ao sócio que desempenha esse papel. No início da startup, o foco está no pagamento dos custos fixos e de funcionários. Os salários dos sócios devem ser modestos e a maior parte da receita gerada deve ser direcionada ao crescimento da companhia. Muitas vezes, startups começam sem pro labore – os sócios precisam desempenhar os seus pais e sobreviver com capital próprio para que o objetivo de crescimento e escala seja atingido.

5. Tenha um controle do fluxo de caixa

É fundamental o controle do fluxo de caixa desde o início do negócio. Com ele, a sua startup pode acompanhar todas as transações financeiras e ter um cenário muito mais claro da empresa – você vai enxergar facilmente tudo o que “entra” (receita) e “sai” (despesas).

Para que sua empresa funcione de forma estruturada, é sempre necessário ter uma visão de presente e futuro. Tendo à mão bons relatórios financeiros e contábeis, você terá indicadores para oportunidades de negócios e ações estratégias que podem ser tomadas. Terá ainda acesso a perguntas cruciais para o crescimento do seu negócio: Qual o momento certo para investimentos? Qual o momento de reduzir despesas e solicitar empréstimos?

O fluxo de caixa será a bússola que orientará os caminhos para a sua empresa. Com ele bem estruturado, será possível projetar o saldo disponível para que sempre exista capital de giro. Sem isso, as chances de sua empresa falir são gigantescas.

6. Vesting

A empresa de contabilidade também deve estar preparada para elaborar contratos de vesting, um documento essencial para proteger sócios de startups.

É extremamente importante fazer um contrato bem estruturado, considerando que brigas e desacordos entre sócios são os principais motivos de fracasso apontados por aceleradoras e startups.

Ao criar uma startup é preciso definir as participações societárias e criar regras para funcionários ou novos sócios minoritários que venham a surgir. Com o vesting, podem ser definidos acordos do tipo: um funcionário é contratado e se permanecer por dois anos na empresa conquista uma pequena participação.

Oferecer ações a funcionários de startups também é uma maneira de reter talentos e competir com salários mais altos de grandes empresas. Por isso, é importante ter um bom contrato de vesting para ter a possibilidade de criar um time talentoso e que seja recompensado por isso. Fizemos um artigo completo sobre vesting para que você entenda melhor como funciona.

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